ブログ 生き方・考え方

圧倒的に効率良く仕事するための3つのポイント

今日も休日出勤していませんか。

しっかり休めてますか。

一人に与えられた時間は

86400秒です。

この限られた時間をどのように使うかが仕事においては、とても重要です。

今回は皆さんに大事なポイントを、理解して欲しいことを伝えたいと思います。

大事な3つのポイントは以下の通り。

  • 人間はシングルタスク
  • ウィルパワー・意思の力を理解する
  • 時間を支配する

人間はシングルタスク

様々なことを同時に行うマルチタスクの能力というは、実際に存在しないと私は思っています。人間は元来シングルタスクの人間です。

よく受験生がやっている、音楽を聴きながら勉強するというのを思い出してください。

皆さんも経験があるとは思いますが、

  • 勉強に集中してきたら音楽が雑音に聞こえて音量を小さくしたり、切る
  • 音楽に集中していると、勉強が全くあたまに入ってこない

のどちらかだと私は思っています。

試しに、今私のブログを読んでくれている方は、読みながら夜の献立を考えてみてください。

おそらく不可能だと思います。

3つのタスクを同時に進行しているように見えても

A→B→C→B→C→A・・・

といった感じで、一つ一つを切り替えながら行っているだけです。

視界からノイズになるものを消す

何かに集中したいときは、自分の視界からノイズになりそうなものを消す、またはすぐに手の届かない遠くにおいてください

  • スマートフォン
  • テレビのリモコン
  • 漫画

これらが視界に入っているだけで集中の妨げになります。

少しだけインスタをチェックのつもりが、気が付いたら、ストーリーをたくさん見て、貼り付けられたURLに飛んでネットサーフィン、気が付いたら1時間経っていた

なんてことはよくあるのではないでしょうか。

付箋で管理はNG

自分のしなければないないことを付箋に書いて、ばんばんパソコンの画面や机、さらには車内にも貼ってる人がいますが、これは気が散る原因です。ノイズです。

見るたびに

  • こんなにやることがある
  • これもやらないと

と、様々なことが中途半端に終わってしまいます。

パソコンの画面に貼っていたら最悪ですね。会議の資料を作っている最中に付箋がちらっと見えて

  • 「先方にメール」
  • 「部長に○○について報告」

というのが見えた時点で、会議資料への集中は切れてしまいます。

一つ一つのタスクを確実に終えていくために、ノイズになるものはなくしましょう。

「やる」か「やらないか」

仕事の優先順位を決める。

確かに聞こえはいいですが、これの私の中では少し微妙です。

たとえば

「お客様への謝罪」

「書類をシュレッダーにかける」

というタスクがあった場合に、言うまでもなく最重要・最優先事項は

「お客様への謝罪」

です。ただ気分は乗らない。むしろ鬱(笑)

勝手に自分に言い訳して

よし、シュレッダーから作業にはいろう

っていう人がほとんどだと思います。

優先順位をつけているつもりが、やり易い・好きなもの・簡単なものから処理している現状があるかと思います。

それでは優先順位をつける意味ってないですよね。

結局仕事はやるかやらないかの二者択一。

期限を決める

優先順位ではなく仕事に期限を決める。

逆に言えば期限がないものは仕事ではなく、全うすることは決してないのです。

  • いつか独立する
  • いつか転職する

という話をする知人でその「いつか」を迎えた人はいますか?

これと一緒で仕事においても「いつかやる」とおもっていることは、ほぼ達成しない・処理できないものだと思っていいでしょう。

期限を決めてください。

そして期限は死線だと思ってください。

ウィルパワー・意思の力を理解しよう

意思の力というのは実在します。

小さな決断であろうと、大きな決断であろうと、その行為を行うたびに意思の力がすり減っていく感じです。

決断に際して、考え込んだり悩んだりすれば、意思の力を大きくすり減らすことになります。

イメージはゲームのHPですね。

意思の力が100だとしたら

小さな決断は5

大きな決断は10

といったようにHP(ヒットポイント)を削っていきます。

意思の力は朝起きた時が満タン状態です。

午前中のうちに、決断を多くした場合は、午後や夕方にはこの力が空っぽです、

すなわち、夕方以降に決断を多くしたりするタスクは不向きです。

夜に集中できる人を適切に表現するなら

決断の特にいらない、単純作業が夜の時間帯に得意な人

という位置づけになると私は思っています。

午前中にできるだけ、決断が迫られることは済ませてしまいましょう。

意思の力を回復する方法は休むことのみ

  • 午後はぐったりして集中できない
  • なんだか疲れが取れなくて集中できない

といった事がありますよね。

当然です。

意思の力が0なので、決断する・決めるということができないのです。

そんな時にどうすればいいのか。

気分転換にコーヒーを飲んでもいいし、運動してもいいですが、一番いいのは「とっとと寝る」こと。これに限ります。

正しい生活習慣こそ最高のパフォーマンス

徹夜をしたり、明け方まで飲み歩いたりを繰り返していると確実に意思の力は弱まります。

正しい生活リズムで

睡眠を確保しましょう

効率よく仕事をこなすためには必須です。

時間を支配する

時間を支配するために必要なもの

それは「時間割」です。

小学校から大学までは時間割があったのに、社会人になるとなぜ付けなくなるのでしょうか。

  • 明日の持ちもの
  • 宿題
  • 一言日記

なぜ、社会人になった途端にやめたてしまうのでしょうか。

これはを社会人になっても実践すればいいだけだと思います。

細かく記載できれば記載できるほど自分の時間を支配できます。

一元管理する

  • 手帳
  • 机の上のカレンダー
  • クラウド上のカレンダー

と様々なものを使いこなしている人いますが、これはおそらく管理できていないと思います。

手帳に書いていたことを、カレンダーに書き忘れていた等があると思います。

一目で確認出来て、無制限に打ち込めて、かさばらないとなるとクラウド上のカレンダー、Googleカレンダーのようなものをお勧めします。

予定はもちろんのこと

  • 移動時間
  • 作業時間
  • タスク
  • そのタスク処理にかかる予測時間

等をどんどん打ち込んでいって「自分の時間割」を作ってください。

自分が何にどの程度の時間を割いているのか分かるはずです。そして改善ポイントが浮き彫りになります。

自分で、24時間をどのように使うのか決めることができれば、支配したも同然です。

何となく仕事をしていたら常に時間に追われた生活になります。

1日を支配しましょう。

一日24時間という時間を如何に効率よく使うかが大事です。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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